Pengorganisasian Struktur Manajemen

Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Departementasi

Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokan disebutkan departementasi. Pembahasan tentang otoritas , tanggung jawab , delegasi dapat diakatakan hal-hal yang vertikal dalam pengorganisasian.Kita melihat hubungan dari atasan ke bawahan / sebaliknya. Macam bentuk departementasi yaitu :

1.      Departementasi Fungsional : Mengelompokan fungsi yang sama / kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi. Kelebihan departemen fungsional : pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama , menciptakan efisiensi melalui spesialisasi , memusatkan keahlian organisasi dan memungkikan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

2.      Departementasi Devisional : sejumlah unit yang otonom , amsing-masing secara khas adalah rokrasi mesin yang dikoordinasi secara terpusat oleh sebuat kantor pusat. Karena divisi-divisi tersebut berdiri sendiri , ia memberi kepada manajemen menegah – para manajer divisi- kontrol yang cukup besar. Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk , wilayah , langganan dan proses dimana tiap divisi merancang , memproduksi dan memasarkan prosuknya sendiri.

a.       Struktur organisasi divisional atas dasar produk : Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b.       Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah : Pengelompokan kegiatan atasa dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya.Faktor yang menjadi pertimbangan ialah bahan baku , tenaga kerja , pemasaran , transportasi dan lain sebagainya.

c.       Struktur organisasi divisional atas dasar langganan : Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk , terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan , pelayanan.

d.       Struktur organisasi divisional atas dasar proses : Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran , penggilingan , penggergajian , perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atasa dasar pertimbangan ekonomis.

e.       Struktur organisasi divisional atas dasar alphanumerical : dapat digunakan pada pelayanan telepon , misalnya nomer 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya ditempatkan di departemen yang lain juga.

Kelebihan departemen : Semua kegiatan,keterampilan,keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala , semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara , kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat , menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas , merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja , membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas , cocok untuk lingkungan yang cepat berubah dan memperahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

3.      Organisasi Proyek dan Matriks : merupakan bentuk departementasi campuran. Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari sistem fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Kebaikan organisasi proyek dan matriks : memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional , mengembangkan keterampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi , melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan dan menstimulasi kerjasama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi proyek.

Hirarki perusahaan itu terdiri atas beberapa lapisan otoritas ; mulai dari presiden direktur , wakil presiden , manajer-manajer , kepala divisi , kepala-kepala departemen , para opseter sampai pada mandor dan buruh-buruh. Kecuali lapisan paling atas , semua orang mempunyai majikan atau boss , dan setiap orang mempunyai tugas pekerjaan sendiri. Sistem otoritas ini dikenal sebagai organisasi – garis yang menyajikan pembagian kerja pada struktur organisasi. Semakin besar perbedaan stratifikasi / lapisan tersebut , semakin besar pula distansi/jarak sosial diantara buruh , pegawai dari bagian-bagian yang berbeda itu dengan lapisan atasan. Presiden direktur dan manajer senior , umpamanya , tidak banyak mengetahui masalah-masalah teknis yang mendetail dari bagian-bagian perushaan yang paling “bawah” . Karena fungsi mereka lebih banyak berurusan dengan maslah policy(kebijakan) dan tujuan-tujuan umum. Namun jelas , bahwa setiap manajer itu secara primer harus memperthanakan koordinasi dari aktivitas manusiawi ; yaitu aktivitas individu-individu yang mempunyai emosi-emosi dan motivasi kerja tertentu. Hal ini perlu untuk memanfaatkan secara optimal energi dan bakat orang untuk berproduksi. Tidak bisa diingkari bahwa organisasi garis merupakan bagian paling penting dari struktur sosial perusahaan. Namun ada dua struktur lainnya yang sangat potensial yaitu disamping bisa menjadi sumber energi juga bisa menjadi sumber konflik didalam perusahaan jika tidak terkoordonor dengan baik. Kedua struktur tersebut ialah organisasi fungsional dan organisasi staf. Jika organisasi garis itu operasinya beradasarkan otoritas , maka struktur fungsional berdasarkan tipe pekerjaan yang harus dilaksanakan.Sedang organisasi staf berlandaskan spesialisasi / kepakarannya.

Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Struktur Fungsional :

·         Menciptakan konflik antar fungsi

·         Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

·         Umpan balik yang lambat

·         Memusatkan pada kepentingan tugasnya

·         Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

Struktur Devisional :

·         Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas

·         Seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan

·         Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribuasi biaya overhead perusahaan

·         Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi

·         Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

Sumber :

Amir ,M.Taufiq.Belajar Manajemen dari Konteks Dunia Nyata.Jakarta:Graha Ilmu.

Dr. Kartini Kartono.Psikologi Sosial Untuk Manajemen,Perusahaan dan Industri.Jakarta:PT.Raja Grafindo.1994.

Mukhyi,Muammad Abdul & Saputro , Imam Hadi.Pengantar Manajemen Umum.Jakarta:Gunadarma.1995.

Robbins , Stephen P.Teori Organisasi Struktur,Desain&Aplikasi..Jakarta:Arcan.1994.

Pengorganisasian Struktur Manajemen

Definisi Organisasi

Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar , dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang raltif terus-menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. Lingkungan dimana manajer menjalankan kemanajerannya dinamakan organisasi.Organisasi bukanlah suatu struktur yang statis yang dilukiskan didalam peta organisasi, dan bukan pula sekedar merupakan kumpulan dari orang-orang  dan juga bukan merupakan sistem mesin-manusiayang terlumasi dengan baik, organisasi merupakan perpaduan dari semua hal tersebut.Organisasi merupakan jaringan-kerja yang terus menerus berubah , yang meliputi tugas tugas-tugas , struktur, sistem informasi dan manusia.

James D.Mooney mengatakan “organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama” sedangkan Chester I.Barnard memberikan pengertian organisasi yaitu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang/lebih. Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal , mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan. Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

1.      Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

2.      Organisasi dalam arti bagian yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :

a.       Adanya tujuan

b.       Adanya kerjasama dua orang atau lebih

c.       Adanya pembagian tugas

d.       Adanya kehendak untuk bekerja sama

Teori-teori organisasi

Teori-teori organisasi terdiri atas prinsip / kaidah yang dipakai untuk mendirikan organisasi:

1.      Teori birokrasi

2.      Teori administrasi

3.      Teori manajemen ilmiah

4.      Teori neo klasik yaitu pengembangan lebih lanjut dari teori klasik.

5.      Teori modern dengan menghilangkan kaidah-kaidah yang dipakai terdahulu dalam teori klasik dan neo klasik.

Pengorganisasian adalah proses menciptakan struktur dan hubungan yang memungkinkan para karyawan menjalankan apa yang dinyatakan dalam perencanaan dan meraih tujuan organisasi. Didalam organisasi ada dua prinsip penting. Yang pertama disebut prinsip diferensiasi , prinsip ini menjelaskan bahwa untuk mencapai tujuannya, ada beragam aktivitas yang berbeda dalam organisasi.Aktivitas yang berbeda ini menuntut kualifikasi personil yang berbeda, metode kerja yang berbeda-beda.Prinsip ini merupakan bagian dari elemen penting dalam pengorganisasian. Yang kedua disebut prinsip integrasi. Pada prinsip ini semua kativitas organisasi yang berbeda-beda , harus dipadukan demi tujuan organisasi.

Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja , standarisasi , koordinasi , sentralisasi / desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.      Kemampuan dan cara berfikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyususnan struktur perusahaan

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.      Spesialisasi kegiatan

2.      Koordinasi kegiatan

3.      Standarisasi kegiatan

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuat keputusan

5.      Ukuran satuan kerja

Bentuk-bentuk organisasi

Bagan-bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan depatementasi yang menunjukan hubungan kerja sama.

Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi , yaitu :

1.      Pembagian kerja

2.      Rantai perintah

3.      Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.      Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5.      Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G.Hodges yaitu :

1.      Bentuk piramidal : merupaka bentuk yang paling banyak digunakan , sederhana , jelas dan mudah dimengerti.

2.      Bentuk vertikal : hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.

3.      Bentuk horisontal : aliran wewenang dan tanggung jawab di gambarkan dari kiri ke kanan.

4.      Bentuk melingkar : menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen

Organisasi Formal dan Informal

Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis , organisasi dinamis , organisasi formal , organisasi informal , organisasi tunggal , organisasi jamak , organisasi daerah , organisasi daerah , organisasi regional , organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas disini , yaitu :

1.      Organisasi statis : gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat didalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

2.      Organisasi dinamis : kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skeme organisasi , mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang , tugas dan tanggung jawab.

3.      Organisasi formal : sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang di koordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

4.      Organisasi informal : kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

Argyris mengemukakan empat bidang utama organisasi informal berbeda dengan organisasi formal :

1.      Hubungan antar pribadi , dimana dalam organisasi formal digambarkan dengan jelas sedang dalam organisasi informal tidak digambarkan dengan jelas , yang tergantung kepada kebutuhan mereka.

2.      Kepemimpinan , dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih secara informal

3.      Pengendalian perilaku , dalam organisasi formal pengendalian perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman sedang kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4.      Ketergantungan , karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman , sedang bawahan tergantung pada kelompok informal.

 Sumber :

Amir ,M.Taufiq.Belajar Manajemen dari Konteks Dunia Nyata.Jakarta:Graha Ilmu.

Leavitt,Harold. J,Zarkasi,Dra.Muslichah(penerjemah).1978.Psikologi Manajemen.Jakarta:Erlangga.

Mukhyi,Muammad Abdul & Saputro , Imam Hadi.1995.Pengantar Manajemen Umum.Jakarta:Gunadarma.

Robbins , Stephen P.1994.Teori Organisasi Struktur,Desain&Aplikasi..Jakarta:Arcan.