Perencanaan Penetapan Manajemen

Manfaat Perencanaan

1.      Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan , penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari pada anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.

2.      Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada disekitarnya.

3.      Sebagai standar pelaksanaan dengan mendasarkan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.

4.      Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya , misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik , menghasilkan produk diatas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.

5.      Sebagai dasar rasional perusahaan

Jenis Perencanaan Dalam Organisasi

Perencanaan Strategis

Ditinjau dari tingkatan manajemen , perencanaan strategis lebih banyak dilakukan oleh manajer puncak dan manajer menengah.Tapi, bukan berarti karyawan yang posisinya di manajer lini pertama tidak boleh punya pemikiran strategis. Dalam perencanaan strategis, kita melakukan :

1. Mendiagnosa lingkungan eksternal dan internal .

2. Merumuskan visi dan misi.

3. Merumuskan tujuan menyeluruh.

4. Menciptakan dan memilih strategi umum untuk dijalankan .

5. mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan Taktis

Perencanaan taktis adalah keputusan-keputusan yang berkaitan dengan apa yang akan dikerjakan.Siapa yang akan mengerjakan dan bagaimana mengerjakan dalam rangka mengimplementasikan perencanaan strategis. Apa yang dimuat dalam rencana strategis, barulah hal-hal yang bersifat menyeluruh , masih mengembang , tidak terlalu spesifik , dan sifatnya masih diatas kertas. Manajer membutuhkan sebuah rencana yang lebih detil sifatnya , lebih spesifik, memuat program aksi dengan jangka waktu yang lebih pendek, dari hari ke hari , minggu ke minggu , bulan ke bulan.Untuk ini manajer melakukan perencanaan taktis atau kadang-kadang disebut program kerja. Dengan rencana taktis , apa yang sudah dirumuskan pada rencana strategis diterjemahkan dengan lebih konkret pada rencana taktis.Perencanaan harus meliputi segi-segi teknis , ekonomis , sosial dan pelayanan. Jadi perencanaan menjembatani status sekarang dengan tujuan/sasaran yang ingin dicapai di masa mendatang. Sasaran yang ingin dicapai itu disebut parameter(ukuran perbandingan) bagi manajer untuk menentukan sederet aktivitas yang harus dilakukan, agar setiap karyawan bisa memberikan kontribusi maksimal dan positif kepada perusahaan.

Termasuk dalam sasaran itu ialah :

1.      Maksimalisasi profit.

2.      Marketing policy / kebijakan pemasaran.

3.      Kebijakan yang inovatif.

4.      Penentuan beberapa sasaran –samping / subobyektives lainnya.

Tujuan utama dan tujuan samping ini menentukan peramalan /forecasting. Selanjutnya peramalan dan penentuan tujuan akan saling berinteraksi dan saling mempengaruhi.

Mengapa kita merencanakan?

Dalam manajemen ada 4 aspek untuk jawaban atas pertanyaannya diatas :

·         Meraih peluang

·         Mengembangkan langkah-langkah yang diperlukan

·         Mengantisipasi berbagai masalah

·         Memahami berbagai resiko

Sebuah organisasi mempunyai batasan yang relatif dapat diidentifikasi.Batasan dapat berubah dalam kurun waktu tertentu dan tidak selalu jelas , namun sebuah batasan yang nyata harus ada agar kita dapat membedakan antara anggota dan bukan anggota.Batasan cenderung dicapai melalui perjanjian yang eksplisit maupun implisit antara para anggota dan organisasinya.

Sumber :

Amir ,M.Taufiq.Belajar Manajemen dari Konteks Dunia Nyata.Jakarta:Graha Ilmu.

Dr. Kartini Kartono.1994.Psikologi Sosial Untuk Manajemen,Perusahaan dan Industri.Jakarta:PT.Raja Grafindo.

Miguel Pina E Cuncha, Time travelling; Organization Forensinght as temporal Reflexity “Probing the future”conference,Glasgow,July2002.

Mukhyi,Muammad Abdul & Saputro , Imam Hadi.1995.Pengantar Manajemen Umum.Jakarta:Gunadarma.

Robbins , Stephen P.1994.Teori Organisasi Struktur,Desain&Aplikasi..Jakarta:Arcan.

Perencanaan Penetapan Manajemen

Definisi Perencanaan

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen didalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi , perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebuthanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan oleh perencanaan.

Perencanaan adalah kegiatan menentukan sebelumnya sasaran ekonomis yang ingin dicapai dan memikirkan sarana pencapaiannya. Alokasi dari sumber-sumber yang terbatas merupakan dasar prinsipiil bagi perencanaan dan pengorganisasian. Sarana dan rangkaian sasaran harus jelas dan konsisten /cocok. Perencanaan menentukan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan , bagaimana cara melakukannya dan siapa yang melaksanakan semua kegiatan. Perencanaan harus meliputi segi-segi teknis , ekonomis , sosial dan pelayanan. Jadi perencanaan menjembatani status sekarang dengan tujuan/sasaran yang ingin dicapai di masa mendatang. Sasaran yang ingin dicapai itu disebut parameter(ukuran perbandingan) bagi manajer untuk menentukan sederet aktivitas yang harus dilakukan, agar setiap karyawan bisa memberikan kontribusi maksimal dan positif kepada perusahaan.

Termasuk dalam sasaran itu ialah :

1.      Maksimalisasi profit.

2.      Marketing policy / kebijakan pemasaran.

3.      Kebijakan yang inovatif.

4.      Penentuan beberapa sasaran –samping / subobyektives lainnya.

Unsur-Unsur Perencanaan

Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :

·         Tindakan apa yang harus dikerjakan

·         Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan

·         Dimana tindakan tersebut dilakukan

·         Kapan tindakan tersebut dilakukan

·         Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

·         Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut

Pendapat lain mengatakan bahwa suatu rencana harus mengandung unsur-unsur :

·         Tujuan : menerangkan tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan yang dilakukan. Tujuan ini dapat bersifat material maupun bersifat moral.

·         Politik : merupakan peraturan-peraturan yang digariskan bagi tindakan-tindakan organisasi yang dihubungkan dengan tujuanyang akan dicapai.

·         Prosedur : urutan-urutan pelaksanaan yang akan dilalui dan harus diikuti oleh karyawan / orang yang melaksanakan suatu kegiatan / tindakan dalam mencapai tujuan.

·         Budget : ikhtisar dari masukan yang diharapkan akan diperoleh yang dikaitkan dengan output yang dikeluarkan yang dinyatakan dalam bentuk angka-angka.

·         Program : serangkaian tindakan yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang , terdiri atas penggabungan dari politik , prosedur dan budget.

Sifat Rencana yang Baik

Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :

1.      Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.

2.      Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya. Bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja.Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3.      Stabilitas, tidak perlu setiap kali mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya, setiap rencana harus ada dalam pertimbangan.

4.      Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

5.      Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan , jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan

Proses Pembuatan Rencana

1.      Menetapkan tugas dan tujuan

2.      Observasi dan analisa

3.      Mengadakan kemungkinan kemungkinan

4.      Membuat sintesa

Perencanaan Strategis

Ditinjau dari tingkatan manajemen , perencanaan strategis lebih banyak dilakukan oleh manajer puncak dan manajer menengah.Tapi, bukan berarti karyawan yang posisinya di manajer lini pertama tidak boleh punya pemikiran strategis. Dalam perencanaan strategis, kita melakukan :

1. Mendiagnosa lingkungan eksternal dan internal .

2. Merumuskan visi dan misi.

3. Merumuskan tujuan menyeluruh.

4. Menciptakan dan memilih strategi umum untuk dijalankan .

5. mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan Taktis

Perencanaan taktis adalah keputusan-keputusan yang berkaitan dengan apa yang akan dikerjakan.Siapa yang akan mengerjakan dan bagaimana mengerjakan dalam rangka mengimplementasikan perencanaan strategis. Apa yang dimuat dalam rencana strategis, barulah hal-hal yang bersifat menyeluruh , masih mengembang , tidak terlalu spesifik , dan sifatnya masih diatas kertas. Manajer membutuhkan sebuah rencana yang lebih detil sifatnya , lebih spesifik, memuat program aksi dengan jangka waktu yang lebih pendek, dari hari ke hari , minggu ke minggu , bulan ke bulan.Untuk ini manajer melakukan perencanaan taktis atau kadang-kadang disebut program kerja. Dengan rencana taktis , apa yang sudah dirumuskan pada rencana strategis diterjemahkan dengan lebih konkret pada rencana taktis. Ditinjau dari satu segi , kemampuan orang untuk belajar dapat dikatakan terbatas ; namun ditinjau dari segi lain dapat dikatakan bahwa kemampuan orang untuk belajar hampir-hampir tak terbatas. Dengan merencanakan penggolongan-penggolongan / kategorisasi yaitu sistem untuk mengklasifikasi dan mengingat-ingat hal-hal dengan cara yang sesuai dengan derajat persoalan yang sedang mereka hadapi maka mereka dapat menyimpan serta mempergunakan informasi dalam jumlah yang sangat besar.

Siapa Pembuat Rencana

Salah satu fungsi manajer adalah membuat rencana, bukan berarti manajer yang bertanggung jawab kepada keadaan keadaan dan pembuatan rencana tersebut sebab tugas manajer bukan hanya membuat rencana saja , tapi dia harus memikirkan bagaimana agar perusahaan atau organisasinya dapet terus berlangsung. Pembuatan rencana dapat ditugaskan kepada :

1.      Panitia perencanaan

2.      Bagian perencanaan

3.      Tenaga staf

Sumber :

Amir ,M.Taufiq.Belajar Manajemen dari Konteks Dunia Nyata.Jakarta:Graha Ilmu.

Dr. Kartini Kartono.1994.Psikologi Sosial Untuk Manajemen,Perusahaan dan Industri.Jakarta:PT.Raja Grafindo.

Leavitt,Harold. J,Zarkasi,Dra.Muslichah(penerjemah).1978.Psikologi Manajemen.Jakarta:Erlangga.

Mukhyi,Muammad Abdul & Saputro , Imam Hadi.1995.Pengantar Manajemen Umum.Jakarta:Gunadarma.

John Robert Beisline, Ph D.Perencanaan Organisasi , komando dan Kontrol dalam Pertahanan Nasional,indira.Jakarta.

Pengantar

Apa Itu Manajemen ?

Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam , ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan , manajemen , manajemen pengurusan dan lain sebagainya. Bila dilihat dari literatur-literatur yang ada pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian :

a.       Manajemen sebagai suatu proses.

b.       Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia.

c.       Manajemen sebagai ilmu dan sebagai seni.

Manajemen sebagai suatu proses , melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :

a.       Encyclopedia of the social science , yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.

b.       Haiman , yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain , mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

c.       Georgy R.Terry , yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.

Manajemen suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terhadap terlaksananya suatu tujuan / berjalannya aktivitas manajemen disebut manajer.

Manajer yang ideal dapat didefinisikan bermacam-macam. Tahap-tahap dari pekerjaan manajer meliputi pengumpulan dan analisa informasi , pengambilan keputusan , tindakan dan kesemuanya itu dengan suatu pengertian bahwa masalah-masalah tidak bisa direncanakan , ketergantungan yang terus-menerus kepada orang lain  , dan tekanan-tekanan yang dipaksakankepadanya karena posisinya didalam hirarki organisasi

Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni , melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen sebagai suatu ilmu dan seni dari :

a.       Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul The function of the executive , bahwa manajemen yaitu seni dan ilmu , juga Henry Fayol , Alfin Brown Harold , Koontz Cryril O’donnel dan George R Terry .

b.       Marry Perker Follett menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

Dari definisi siatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan , pengorganisasian , penetapan tenaga kerja , pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Manajemen menurut R.W Morell dalam bukunya Management : ends and means : Manajemen adalah aktivitas dalam organisasi , terdiri daripenentuan tujuan-tujuan (sasaran) suatu organisasi dan saran-sarana dengan mana sasaran tersebut dapat dicapai secara efektif.

Manajemen adalah pekerjaan dan aktivitas yang terkait dalam mengarahkan sebuah organisasi atau salah satu dari unitnya yaitu pekerjaan;perencanaan , pengorganisasian , pengarahan dan pengawasan. Sedangkan manajer adalah merencanakan , mengorganisasikan , mengarahkan dan mengawasi alokasi dari seluruh sumber daya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan/organisasi.

Menurut G.R Terry fungsi-fungsi manajemen meliputi empat peristiwa yang disingkat dengan POAC , yaitu :

·         Planning (perencanaan)

·         Organizing (pengorganisasian)

·         Actuating (penggerakan , aktualisasi)

·         Controling (pengawasan)

Manajemen Sebagai Suatu Profesi

Dalam jaman modern ini semua jenis kegiatan selalu harus di manajemeni, dalam arti aturan yang jelas, dan sekarang boleh dikata bahwa bidang manajemen sudah merupakan suatu profesi bagi ahlinya. Mengapa demikian , karena dalam kegiatan apapun pekerjaan harus dikerjakan secara efisien dan efektif, sehingga diperoleh masukan atau input yang besar.

Edgar H. Schein dalam bukunya yang berjudul Organizational Socialization and the Profession of managemen” menguraikan karaktristik / keriteria-keriteria sesuatu bisa dijadikan suatu profesi , yaitu :

1.      Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum yang berlaku dalam situasi dan lingkungan, hal ini banyak ditunjang dengan banyaknya pendidikan-pendidikan yang tujuannya mendidik siswanya menjadi seorang profesional. Misalnya Akademi Pendidikan Profesi Manajemen , kursus-kursus dan program-program latihan dan lain sebagainya

2.      Para profesional memperoleh status dengan cara mencapai suatu standar prestasi kerja tertentu , ini tidak didasarkan pada keturunan , favoritas , suku bangsa , agama dan keriteria-keriteria lainnya

3.      Para profesional harus ditentukan oleh kode etik yang kuat

Tingkatan Manajemen dan Manajer

Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi , manajemen dibagi menjadi golongan yang berbeda yaitu :

·         Manajemen lini / manajemen tingkat pertama , yaitu tingakatan yang paling rendah dalam suatu organisasi , dimana seseorang yang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain.

·         Manajemen menengah , mencakup lebih dari satu tingkatan didalam organisasi.

·         Manajemen puncak , terdiri atas kelompok yang relatif kecil , yang bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Apa Itu Kepemimpinan ?

Pemimpin mempunyai macam-macam pengertian , beberapa definisi tersebut adalah sebagai berikut :

·         Pemimpin adalah seorang pribadi yang memiliki kecakapan dan kelebihan disatu bidang , sehingga dia mampu mempengaruhi orang lain untuk bersama-sama melakukan aktivitas –aktivitas tertentu untuk pencapaian satu/ beberapa tujuan. Jadi pemimpin ialah seorang yang memiliki kelebihan, sehingga dia mempunyai kekuasaan dan kewibawaan untuk menggerakan , mengarahkan dan membimbing bawahan. Juga mendapatka pengakuan serta dukungan dari bawahannya sehingga dapat menggerakan bawahan ke arah pencapaian tujuan tertentu.

·         Henry Pratt Fairchild menyatakan sebagai berikut : pemimpin , dalam pengertian yang luas ialah seorang yang memimpin , dengan jalan memprakarsai tingkah laku sosial dengan mengatur , menunjukan , mengorganisir / mengontrol usaha/upaya orang lain , atau melalui prestise , kekuasaan / posisi. Dalam pengertian terbatas , pemimpin ialah seorang yang membimbing –memimpin dengan bantuan kualitas-kualitas persuasifnya dan akseptasi/penerimaan secara sukarela oleh para pengikutnya.

·         John Gage Alle menyatakan : Leader a guide ; a conductor , a commander (pemimpin ialah pemandu , petunjuk , penuntun , komandan)

·         Definisi berikut ini lebih menekan pada aspek politisinya yaitu sebagai berikut : Pemimpin ialah kepala aktual dari organisasi partai di kota , dusun atau subdivisi-subdivisi(bagian-bagian) lainnya.sekalipun dia itu sacra nominal saja dipilih secara langsung / tidak langsung oleh pemilih/pemberi suara partai. Perbedaan boss dan pemimpin , sebagian besar tergantung pada metode pemilihan dan pemimpinnya dalam menerapkan kekuasaannya.

Teori Kepemimpinan

Teori kepemimpinan adalah satu penggeneralisasian dari satu seri perilaku pemimpin dan konsep-konsep kepemimpinannya , dengan menonjolkan latar belakang historisnya , sebab-musabab timbulnya kepemimpinan , persyaratan menjadi pemimpin , sifat-sifat utama pemimpin , tugas-tugas pokok dan fungsinya serta etika profesi kepemimpinan.  Teori kepemimpinan pada umumnya berusaha memberikan penjelasan dan interpretasi mengenai pemimpin dan kepemimpinan dengan mengemukakan beberapa segi antara lain :

a.       Latar belakang sejarah pemimpin dan kepemimpinan

b.       Sebab-musabab munculnya pemimpin

c.       Tipe dan gaya kepemimpinan

d.       Syarat-syarat kepemimpinan

Dengan dua dimensi penenggangan dan memprakarsai struktur dapat diperoleh empat macam gaya kepemimpinan , yaitu :

1.      Penenggangan rendah ,memprakarsai struktur rendah

2.      Penenggangan tinggi , memprakarsai struktur rendah

3.      Penenggangan tinggi , memprakarsai struktur tinggi

4.      Penenggangan rendah , memprakarsai struktur tinggi

Sumber :

Amir ,M.Taufiq.Belajar Manajemen dari Konteks Dunia Nyata.Jakarta:Graha Ilmu.

Dr. Kartini Kartono.1994.Psikologi Sosial Untuk Manajemen,Perusahaan dan Industri.Jakarta:PT.Raja Grafindo.

Leavitt,Harold. J,Zarkasi,Dra.Muslichah(penerjemah).1978.Psikologi Manajemen.Jakarta:Erlangga.

Mukhyi,Muammad Abdul & Saputro , Imam Hadi.1995.Pengantar Manajemen Umum.Jakarta:Gunadarma.

Munandar,Ashar Sunyoto.2001.Psikologi Industri dan Organisasi.Jakarta:Univ Indonesia.