Definisi
Perencanaan
Perencanaan diperlukan dan
terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses
dasar manajemen didalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan
diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi ,
perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat dan perencanaan ada dalam setiap
fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebuthanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan oleh perencanaan.
Perencanaan adalah kegiatan
menentukan sebelumnya sasaran ekonomis yang ingin dicapai dan memikirkan sarana
pencapaiannya. Alokasi dari sumber-sumber yang terbatas merupakan dasar
prinsipiil bagi perencanaan dan pengorganisasian. Sarana dan rangkaian sasaran
harus jelas dan konsisten /cocok. Perencanaan menentukan terlebih dahulu apa
yang harus dilakukan , bagaimana cara melakukannya dan siapa yang melaksanakan
semua kegiatan. Perencanaan harus meliputi segi-segi teknis , ekonomis , sosial
dan pelayanan. Jadi perencanaan menjembatani status sekarang dengan
tujuan/sasaran yang ingin dicapai di masa mendatang. Sasaran yang ingin dicapai
itu disebut parameter(ukuran perbandingan) bagi manajer untuk menentukan
sederet aktivitas yang harus dilakukan, agar setiap karyawan bisa memberikan
kontribusi maksimal dan positif kepada perusahaan.
Termasuk dalam sasaran itu
ialah :
1. Maksimalisasi
profit.
2. Marketing
policy / kebijakan pemasaran.
3. Kebijakan
yang inovatif.
4. Penentuan
beberapa sasaran –samping / subobyektives lainnya.
Unsur-Unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus
dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan
yaitu :
·
Tindakan apa yang harus dikerjakan
·
Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
·
Dimana tindakan tersebut dilakukan
·
Kapan tindakan tersebut dilakukan
·
Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
·
Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut
Pendapat lain mengatakan bahwa
suatu rencana harus mengandung unsur-unsur :
·
Tujuan : menerangkan tujuan yang hendak dicapai
dari kegiatan yang dilakukan. Tujuan ini dapat bersifat material maupun
bersifat moral.
·
Politik : merupakan peraturan-peraturan yang
digariskan bagi tindakan-tindakan organisasi yang dihubungkan dengan tujuanyang
akan dicapai.
·
Prosedur : urutan-urutan pelaksanaan yang akan
dilalui dan harus diikuti oleh karyawan / orang yang melaksanakan suatu
kegiatan / tindakan dalam mencapai tujuan.
·
Budget : ikhtisar dari masukan yang diharapkan
akan diperoleh yang dikaitkan dengan output yang dikeluarkan yang dinyatakan
dalam bentuk angka-angka.
·
Program : serangkaian tindakan yang akan
dilakukan diwaktu yang akan datang , terdiri atas penggabungan dari politik ,
prosedur dan budget.
Sifat Rencana yang Baik
Rencana yang baik harus memuat
sifat-sifat sebagai berikut :
1.
Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas
dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang
berbeda-beda dapat ditiadakan.
2.
Fleksibel, suatu rencana harus dapat
menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya. Bila ada perubahan keadaan maka
tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian
saja.Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang
direncanakan.
3.
Stabilitas, tidak perlu setiap kali mengalami
perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya, setiap rencana harus ada dalam
pertimbangan.
4.
Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian
waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan
kebutuhan.
5.
Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan , jadi
meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Langkah-Langkah
Dalam Menyusun Perencanaan
Proses Pembuatan Rencana
1.
Menetapkan tugas dan tujuan
2.
Observasi dan analisa
3.
Mengadakan kemungkinan kemungkinan
4.
Membuat sintesa
Perencanaan Strategis
Ditinjau dari tingkatan
manajemen , perencanaan strategis lebih banyak dilakukan oleh manajer puncak
dan manajer menengah.Tapi, bukan berarti karyawan yang posisinya di manajer
lini pertama tidak boleh punya pemikiran strategis. Dalam perencanaan
strategis, kita melakukan :
1. Mendiagnosa lingkungan
eksternal dan internal .
2. Merumuskan visi dan misi.
3. Merumuskan tujuan
menyeluruh.
4. Menciptakan dan memilih
strategi umum untuk dijalankan .
5. mengalokasikan sumber daya
untuk mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis adalah
keputusan-keputusan yang berkaitan dengan apa yang akan dikerjakan.Siapa yang
akan mengerjakan dan bagaimana mengerjakan dalam rangka mengimplementasikan
perencanaan strategis. Apa yang dimuat dalam rencana strategis, barulah hal-hal
yang bersifat menyeluruh , masih mengembang , tidak terlalu spesifik , dan
sifatnya masih diatas kertas. Manajer membutuhkan sebuah rencana yang lebih
detil sifatnya , lebih spesifik, memuat program aksi dengan jangka waktu yang
lebih pendek, dari hari ke hari , minggu ke minggu , bulan ke bulan.Untuk ini
manajer melakukan perencanaan taktis atau kadang-kadang disebut program kerja.
Dengan rencana taktis , apa yang sudah dirumuskan pada rencana strategis
diterjemahkan dengan lebih konkret pada rencana taktis. Ditinjau dari satu segi
, kemampuan orang untuk belajar dapat dikatakan terbatas ; namun ditinjau dari
segi lain dapat dikatakan bahwa kemampuan orang untuk belajar hampir-hampir tak
terbatas. Dengan merencanakan penggolongan-penggolongan / kategorisasi yaitu
sistem untuk mengklasifikasi dan mengingat-ingat hal-hal dengan cara yang
sesuai dengan derajat persoalan yang sedang mereka hadapi maka mereka dapat
menyimpan serta mempergunakan informasi dalam jumlah yang sangat besar.
Siapa Pembuat Rencana
Salah satu fungsi manajer
adalah membuat rencana, bukan berarti manajer yang bertanggung jawab kepada
keadaan keadaan dan pembuatan rencana tersebut sebab tugas manajer bukan hanya
membuat rencana saja , tapi dia harus memikirkan bagaimana agar perusahaan atau
organisasinya dapet terus berlangsung. Pembuatan rencana dapat ditugaskan
kepada :
1.
Panitia perencanaan
2.
Bagian perencanaan
3.
Tenaga staf
Sumber :
Amir ,M.Taufiq.Belajar
Manajemen dari Konteks Dunia Nyata.Jakarta:Graha Ilmu.
Dr. Kartini Kartono.1994.Psikologi Sosial Untuk
Manajemen,Perusahaan dan Industri.Jakarta:PT.Raja Grafindo.
Leavitt,Harold. J,Zarkasi,Dra.Muslichah(penerjemah).1978.Psikologi
Manajemen.Jakarta:Erlangga.
Mukhyi,Muammad Abdul & Saputro , Imam Hadi.1995.Pengantar Manajemen Umum.Jakarta:Gunadarma.
John Robert Beisline, Ph D.Perencanaan Organisasi , komando dan Kontrol dalam Pertahanan Nasional,indira.Jakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar