Komunikasi Dalam Manajemen

Definisi Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata –kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekspresi wajah , intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur ;

1.      Sesbagai kegiatan untuk seseorang mengerti

2.      Sebagai sarana pengendalian informasi

3.      Sebagai sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu

Komunikasi yang efektif adalah penting bagi manajer karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi peremcanaan , fungsi pengorganisasian , fungsi kepemimpinan dan fungsi pengendalian sebagian besar dari waktunya. Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus dikomunikasikan kepada manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-fungsi manajemen baik secara tertulis maupun lisan.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu: Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Komunikasi adalah alat yang utama untuk mempengaruhi perubahan perilaku. Kita dapat memisah-misahkan paling tidak empat dimensi yang bebas dari proses komunikasi ; isi , suara , ciri-ciri jaringan dan arah. Komunikasi satu arah mempunyai beberapa keuntungan dalam kecepatannya yang melebihi komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah juga mempunyai keuntungan-keuntungan lain yaitu melindungi si pengirim dari pengenalan terhadap kesalahan-kesalahan sendiri dan juga melindunginya dari beberapa masalah yang semakin kompleks di dalam memimpin. Komunikasi dua arah mempunyai keuntungan-keuntungan karena lebih teliti dan lebih banyak meyakinkan perasaan si penerima. Tetapi komunikasi dua arah juga lebih memerlukan perencanaan dari si pengirim tentang hal-hal yang menyangkut pesanan yang ingin disampaikan dan menimbulkan serangkaian masalah yang baru dalam kepemimpinan.

Menurut Koontz & Weichrich , kita memerlukan komunikasi untuk :

·         Menyatakan dan menyebarkan tujuan perusahaan

·         Mengembangkan perencanaan agar tujuan tercapai

·         Menata sumber daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien

·         Untuk memilih , mengembangkan dan menilai anggota organisasi

·         Untuk memimpin , mengarahkan dan menciptakan sebuah iklim dimana karyawan ingin berkontribusi

·         Mengawasi dan menjaga kinerja yang ada

Proses Komunikasi

A.    Komunikasi Antar pribadi

Model paling sederhana adalah model komunikasi antar pribadi

Pengirim à Berita à Penerima

Dari bagian diatas bahwa model ini menunjukan tiga elemen penting dimana jika salah satu hilang tidak akan terjadi komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebagai berikut

Pengirim à Pengkodean  à Pesan à Saluran à Pesan à Penafsiran kode à penerima 

     

             Penafsiran kode           ß Pesan           ß Saluran        ß Pesan             ß Pengkodean

B.     Komunikasi Dalam Organisasi

Raymond V.Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ada 4 faktor , yaitu :

·         Jalur komunikasi formal

Efektifitas komunikasi akan efektif melalui 2 cara , a. Jalur formal dimana jarak yang semakin meluas dan berkembang serta tumbuhnya organisasi     b. Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.

·         Struktur wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan statis dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan ketetapan komunikasi .

·         Spesialisasi Jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah , tujuan , tugas , waktu dan gaya yang sama dalam berkomunikasi.

·         Pemilikan informasi

Berarti individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya , ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.

Hambatan Komunikasi

A.    Hambatan Organisasional

1.      Tingkatan hirarki

Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi , karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah / mengurangi , serta merubah berita dengan aslinya

2.      Wewenang manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah , kondisi yang membuat tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan

3.      Spesialisasi

Perbedaan fungsi , kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda , yang akhirnya menghalangi masyarakat , sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

B.     Hambatan antar pribadi

Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor-faktor ketidaksempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu memperhatikan :

·         Persepsi selektif

·         Kedudukan komunikator

·         Keadaan membela diri

·         Pendengaran lemah

·         Ketidaktepatan penggunaan bahasa

Sumber :

Amir ,M.Taufiq.Belajar Manajemen dari Konteks Dunia Nyata.Jakarta:Graha Ilmu.

Cangara, Hafidz,2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:PT RajaGrafindo Persada

Leavitt,Harold. J,Zarkasi,Dra.Muslichah(penerjemah).1978.Psikologi Manajemen.Jakarta:Erlangga.

Mukhyi,Muammad Abdul & Saputro , Imam Hadi.1995.Pengantar Manajemen Umum.Jakarta:Gunadarma.